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每週一封信 勾出真心話

如果你是主管,請回想一下,你最近曾經和部屬對話嗎? 

對於這個問題,我想有的主管會回答:「有,我最近還特地空出時間,和每個部屬單獨見面,深入對談。」 

最近,企業引進業績主義等評核方式,人事部門不斷強調企業主要「重視面談對話」。他們認為主管必須定期和部屬面談,仔細聽取大家的意見,重視主管和部屬之間的對話。 

當然,面談就是直接對話,重要性絕不容忽視,這一點不須贅述。但是,光是直接對話,絕對無法聽見部屬內心深處的想法。 

其實,在以人事管理和人事評核為前提的對話中,即使主管告訴部屬:「今天,我們有話直說吧」,或是「我們推心置腹好好聊聊」等,也完全沒有意義。其 原因在於,在這樣的場合裡,部屬的深層意識中早就存在「主管對決部屬」的對立構圖。想要部屬有話直說或是推心置腹,絕非主管所想的這麼簡單。 google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan. youtube中文版.youtube.

假設,主管表面上告訴部屬:「今天你有什麼意見儘管講」,但是他根本沒有敞開心胸。這時候,部屬的情緒容易變得不安:「主管真的想聽真話嗎?他的態度那麼強硬,是不是對我有意見?」 

於是,部屬會開始擔憂:「我到底該坦誠直言到什麼程度?」最後,他乾脆放棄說真話。甚至,有時候部屬還會無意識地產生心理障礙,戴上面具。 

當部屬產生心理障礙、戴上面具之後,主管與部屬之間絕不可能坦誠交流,也不可能進行深入的對話。 

所以,主管必須了解,以面談的形式直接對話,並不一定能達到深度的溝通。 

聚餐應酬,年輕人不吃這套 

聽我談到這裡,或許有些擔任管理職的讀者會提出意見:「所以,我才會偶爾帶部屬一起去喝一杯。」 

然而,這種說法也不全對。許多日本企業主管誤解了「喝酒應酬」這個方法。他們誤以為只要聚餐喝酒聊天,就可以進行深度溝通。 

因此,我們經常會見到主管帶著部屬去聚餐喝兩杯。的確,喝酒應酬可以縮短主管與部屬之間的心理距離。部屬看到主管黃湯下肚、敞開心胸的模樣,會覺得主管是個容易親近、爽快的人,所以雙方容易聊開來。而且,在酒酣耳熱的氛圍下,有時候主管與部屬真的會說出「真心話」。 

但是,對於主管與部屬之間的溝通而言,這不一定是個好方法,特別在最近的職場裡更是如此。 

其原因在於,新世代的年輕人不想要連下班時間,都還要和上司一起度過,更別說用這個時間來進行工作上的溝通。他們不喜歡連工作以外的時間,都還要受到工作束縛。 

另外,在主管的世代中,也越來越多人不喜歡喝酒應酬。因此,最近還出現一個趣談:「去KTV,結果沒有人點歌唱」(因為主管在場)。 

基本上,新人到哪個部門都是由公司分配,中下層主管只能夠接受。有個年輕人剛成為主管,他思考:「該怎麼做,才能夠增進和新人之間的溝通。」後來,他想到:「以前剛到部門報到時,主管有帶我去唱歌。」這位年輕主管雖然不喜歡唱歌,但仍舊決定如法炮製。 

另一方面,新人心想:「主管找我去KTV,雖然我不喜歡唱歌,但這或許是公司的制式應酬,所以不該拒絕主管的邀約。」 

當天晚上,這兩個不喜歡唱歌的人一起去唱歌。結果,留下了「去KTV卻沒有人點歌」的趣談。 

真心話,往往都是場面話 google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan. youtube中文版.youtube.

這則趣談背後的涵義是,人們對溝通存有一種幻想。在企業裡,有一些毫無根據的想法,像是「人們在喝酒時會互相吐露真心話」、「在氣氛融洽的宴會上容易增進互相理解」。 

這種幻想的另一個表徵,就是主管所說的「不必拘禮」。 

在公司聚餐的場合裡,一些高階主管總會說:「今天大家不必拘禮。」其實,這些主管的出發點充滿善意。他們之所以這麼說,是因為希望在聚餐、喝酒的過程中,部屬不用忙著四處倒酒或是費心伺候自己。但很可惜地,部屬並不這麼想。

事實上,在部屬之間普遍流傳著一句話:「在企業界,沒有不必拘禮這回事。」 

這句話意味著,即使上司說:「今天我們不必拘禮」,部屬也不能回答:「是,我知道了」,然後真的以為今天的聚餐可以不必拘禮。真實的情況是,部屬依然必須自我約束,不可以對上司失禮,並且要細心顧慮上司的需求。 

於是,在這種「不必拘禮」的場合裡,經常會發生以下的狀況:上司刻意表現出泱泱大度的樣子,部屬則是不著痕跡地伺候著上司。 

同樣地,在小酒館裡,即使主管告訴部屬:「今天我們有話直講無妨」,部屬仍會小心翼翼地說出讓主管以為是真心話的「場面話」。 

酒後吐真言?酒後只會情緒化 

即使主管與部屬彼此說出真心話,「喝酒應酬」這個方法還有一個問題,那就是我們必須思考,在酒酣耳熱的氣氛下所說的話,真的就是真心話嗎? 

人們很喜歡說要「坦率直言」。但其實,我們通常根本不知道什麼是真心話。我們比自己所想像的,還要容易受到別人的意見所影響,而且感情用事。 

假設有位主管對部屬說:「你滿意現在的工作嗎?告訴我你真正的想法。」 

只有兩種類型的少數員工,能夠明確回答這個問題。一種類型是對工作很不滿意的員工,另一種類型是對工作很滿意的員工。換句話說,除了這兩種類型之外,幾乎所有的人都是在滿意和不滿意之間猶豫不決。這種猶豫的心境會依據被提問的情況,而出現不同的回答。 

舉例來說,在聚餐喝酒的場合裡,身邊的同事一個個抱怨:「我不滿意現在的工作。」通常這時候,你可能會受到影響,不知不覺地抱怨「我也覺得現在的工作要求太嚴格」等等。 

但是,你之所以會這樣抱怨,很可能只是因為你那天剛好因工作失誤,受到上司的指責,所以才在喝酒的場合,做出有點情緒化的發言。 

其實,等你冷靜下來仔細思考之後,或許想法就會改變。你會想,要不是上司長久以來的嚴格指導,自己也不可能有今天的成長,所以應該要感謝上司才對。

過去,上司很喜歡對部屬說「讓我聽聽你真正的想法」,或是「說出真心話」等等。但是,真正的想法並非用說的就能夠讓對方理解。大家如果肯多花些心思, 去思考人的內心世界,就會了解這不是一件容易的事。 

因此,企業界必須更深入了解人的內心世界,並且找出基於這種了解所建構的新溝通方式。

一個人的電子郵件,喚醒職場的「心」

在你的組織裡,會不會覺得,每個人都很拚命,但總是缺少一股溫暖?

和部屬每天見面,一起工作?會不會覺得自己和他們的距離越來越遠,感到孤單?

你是必須扛起領導責任的主管嗎?會不會覺得自己已用盡一切方法,努力與部屬溝通,但總是無法和他們心意相通?

如果你有這些感觸,我有一句話想告訴你:寫封與工作無關的信給部屬和同事,可以改變整個職場。

剛開始,你或許不相信這句話。但是,請相信我,只要將一種方法引進你工作的地方,職場的氣氛就會開始改變。一旦氣氛改變,同事之間便能心意相通。  

這個方法我稱之為「每週訊息」(weekly message),就是請全體同事將每週日常生活中發生的小事,寫成一篇散文或隨筆,並在每週一早上,用電子郵件寄給其他所有的同事。這個方法已經在我工作的各個組織和公司行之有年。

例如,同事A傳來的信件,可能是他上個週末和家人開車去富士山遊玩的快樂回憶。而同事B的信件,可能是熱情地訴說自己喜愛的爵士樂和音樂家。同事C 是個狂熱的棒球迷,自豪地描述某個萬年墊底的球隊在今年表現傑出。個性嚴謹的同事D,殷切陳述他對近來的環境問題所抱持的憂慮。同事E像是智庫研究員,痛 批現今的日本政治。 

有別於許多人自由述說和自身業務毫不相關的話題,同事F的信件卻是描述上週剛結束的專案,真摯地表達自己應該反省的地方。他一向都是如此,認真的態度令我欽佩。

交換每週訊息,得遵守三項原則 

要實行「每週訊息」這個方法,首先必須利用公司的電子郵件系統,設置一個全體員工都能夠加入的「聯絡人清單」〈mailing list〉。接著,讓每個人使用這個清單,和全部的同事交換信件。基本上,就是這麼簡單。 

然而,我希望大家能夠事先理解,每週訊息這個方法有三項守則: 

第一,可以自由書寫個人的私事。

雖說每週訊息是職場中的信件交流,但不代表只能寫與工作相關的事。相反地,我更鼓勵大家多寫一些公司、工作以外的內容。事實上,在我的部門裡,大多數的同事都會敘述與職場無關的主題,例如自己的興趣或家庭等等。 

第二,不可以毀謗、中傷或嘲笑其他同事。

或許有人認為這件事是理所當然的,但這件事也是非常重要的。其原因在於,每週訊息是一種「網路社群」〈internet community〉,這個社群聚集了每天會在公司或單位裡見面的人。如果同事互相毀謗、中傷、嘲笑,必定會使整個社群失去生命力。大家只要看看在網路上 那些可以自由發表言論的地方,例如線上論壇中發生的爭執,就可以了解這項守則的重要性。 

第三,絕不能將互相交換的訊息寄給「每週訊息」群組以外的人。

如果是用電子郵件的形式,不可以將訊息轉寄給職場群組以外的成員;如果是用紙本的形式,不可以將影本拿給職場群組以外的人閱讀。其原因在於,傳送訊息的同事一旦產生顧慮:「這個訊息或許會被職場以外的人看到」,就不可能坦率說出自己的心情。 

新的溝通方式 職場上也可以談心 

我之所以建議各位讀者採用「每週訊息」這個方法,是因為我有預感,在職場上,它將會成為一種新的溝通方式。我認為每週訊息這種新方法,除了可以產生深層對話的效果,還能夠加深職場同事之間的互相了解。 

而這個方法的出現,並不代表我們必須否定過去的面談、喝酒應酬等直接對話的意義,因為這些方法具有每週訊息無法取代的優點。但相反地,每週訊息也具有直接對話無法達到的細緻度。我們千萬不能疏忽這一點。 

換句話說,「每週訊息」這個方法的特色,並非「意見交換」這種直接對話,而是藉由「交換散文風格的信件」,發揮深層對話的效果。正因為這是一種深層對話,所以當事人可以藉此交換非常細緻的訊息,這是人們在直接對話中無法達到的境界。 

實行每週訊息的最主要用意在於,提供員工一個可以自由表現自我的平臺,讓員工自由揮灑自己想寫的東西,自由地對同事傾訴心聲。當同事都能夠互相表現 自我時,彼此之間自然會產生深層對話。而且,這種深層對話的方式能夠加深同事之間的溝通深度,是一種毫無勉強、很自然的方法,我認為這適用於各種職場。 

只要運用「每週訊息」這個方法,第一天,職場的氣氛就會有所不同。持續三週,職場的氛圍將出現變化。持續三個月,職場文化也會開始改變。

但是,這種變化並非意味著,某個主管引進每週訊息,於是改變了職場的氣氛、風氣或文化,而是每位主管和同事所傳送的信件及其訊息,自然而然地改變了 職場。這是我九年的親身體驗,絕非誇大。如果你對每週訊息有興趣,我建議你一定要試試看。只要去做,你的職場一定也會發生改變。 

書籍資料

書名:寫封與工作無關的信,給部屬:一個年輕主管創造升遷奇蹟的真實故事
作者:田坂廣志
譯者:鄭舜瓏
發行日期:2012年12月04日
出版社:大是文化

田坂廣志

1951年生。1974年畢業於東京大學工學院。   

1981年取得東京大學工學博士,進入民間企業就職。1987年前往美國,在巴特爾紀念研究所擔任客座研究員,同時在太平洋西北國家實驗室進行客座研究。   

1990年參與創立日本總合研究所。10年內,與702家企業共同設立及營運20個異業聯盟。曾任該研究所的創發戰略中心所長、董事及顧問。   

1999年任職於新英格蘭複雜系統研究所。2000年擔任多摩大學研究所教授,同年創立全球化網路研究機構Sophia Bank,並擔任代表。2003年設立社會創業家論壇,擔任領導者。   

2005年被美國的日本協會評選為US-Japan Innovators。2008年獲選為世界經濟論壇的The Global Agenda Council會員。2011年獲聘為日本國策顧問。   

至今已出版超過五十本著作,並且在世界各國發表演講。

 

 

 

 

 

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