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每週一封信 勾出真心話
如果你是主管，請回想一下，你最近曾經和部屬對話嗎？
對於這個問題，我想有的主管會回答：「有，我最近還特地空出時間，和每個部屬單獨見面，深入對談。」
最近，企業引進業績主義等評核方式，人事部門不斷強調企業主要「重視面談對話」。他們認為主管必須定期和部屬面談，仔細聽取大家的意見，重視主管和部屬之間的對話。
當然，面談就是直接對話，重要性絕不容忽視，這一點不須贅述。但是，光是直接對話，絕對無法聽見部屬內心深處的想法。
其實，在以人事管理和人事評核為前提的對話中，即使主管告訴部屬：「今天，我們有話直說吧」，或是「我們推心置腹好好聊聊」等，也完全沒有意義。其 原因在於，在這樣的場合裡，部屬的深層意識中早就存在「主管對決部屬」的對立構圖。想要部屬有話直說或是推心置腹，絕非主管所想的這麼簡單。 google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan. youtube中文版.youtube.
假設，主管表面上告訴部屬：「今天你有什麼意見儘管講」，但是他根本沒有敞開心胸。這時候，部屬的情緒容易變得不安：「主管真的想聽真話嗎？他的態度那麼強硬，是不是對我有意見？」
於是，部屬會開始擔憂：「我到底該坦誠直言到什麼程度？」最後，他乾脆放棄說真話。甚至，有時候部屬還會無意識地產生心理障礙，戴上面具。
當部屬產生心理障礙、戴上面具之後，主管與部屬之間絕不可能坦誠交流，也不可能進行深入的對話。
所以，主管必須了解，以面談的形式直接對話，並不一定能達到深度的溝通。
聚餐應酬，年輕人不吃這套
聽我談到這裡，或許有些擔任管理職的讀者會提出意見：「所以，我才會偶爾帶部屬一起去喝一杯。」
然而，這種說法也不全對。許多日本企業主管誤解了「喝酒應酬」這個方法。他們誤以為只要聚餐喝酒聊天，就可以進行深度溝通。
因此，我們經常會見到主管帶著部屬去聚餐喝兩杯。的確，喝酒應酬可以縮短主管與部屬之間的心理距離。部屬看到主管黃湯下肚、敞開心胸的模樣，會覺得主管是個容易親近、爽快的人，所以雙方容易聊開來。而且，在酒酣耳熱的氛圍下，有時候主管與部屬真的會說出「真心話」。
但是，對於主管與部屬之間的溝通而言，這不一定是個好方法，特別在最近的職場裡更是如此。
其原因在於，新世代的年輕人不想要連下班時間，都還要和上司一起度過，更別說用這個時間來進行工作上的溝通。他們不喜歡連工作以外的時間，都還要受到工作束縛。
另外，在主管的世代中，也越來越多人不喜歡喝酒應酬。因此，最近還出現一個趣談：「去KTV，結果沒有人點歌唱」（因為主管在場）。
基本上，新人到哪個部門都是由公司分配，中下層主管只能夠接受。有個年輕人剛成為主管，他思考：「該怎麼做，才能夠增進和新人之間的溝通。」後來，他想到：「以前剛到部門報到時，主管有帶我去唱歌。」這位年輕主管雖然不喜歡唱歌，但仍舊決定如法炮製。
另一方面，新人心想：「主管找我去KTV，雖然我不喜歡唱歌，但這或許是公司的制式應酬，所以不該拒絕主管的邀約。」
當天晚上，這兩個不喜歡唱歌的人一起去唱歌。結果，留下了「去KTV卻沒有人點歌」的趣談。
真心話，往往都是場面話 google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan. youtube中文版.youtube.
這則趣談背後的涵義是，人們對溝通存有一種幻想。在企業裡，有一些毫無根據的想法，像是「人們在喝酒時會互相吐露真心話」、「在氣氛融洽的宴會上容易增進互相理解」。
這種幻想的另一個表徵，就是主管所說的「不必拘禮」。
在公司聚餐的場合裡，一些高階主管總會說：「今天大家不必拘禮。」其實，這些主管的出發點充滿善意。他們之所以這麼說，是因為希望在聚餐、喝酒的過程中，部屬不用忙著四處倒酒或是費心伺候自己。但很可惜地，部屬並不這麼想。
事實上，在部屬之間普遍流傳著一句話：「在企業界，沒有不必拘禮這回事。」
這句話意味著，即使上司說：「今天我們不必拘禮」，部屬也不能回答：「是，我知道了」，然後真的以為今天的聚餐可以不必拘禮。真實的情況是，部屬依然必須自我約束，不可以對上司失禮，並且要細心顧慮上司的需求。
於是，在這種「不必拘禮」的場合裡，經常會發生以下的狀況：上司刻意表現出泱泱大度的樣子，部屬則是不著痕跡地伺候著上司。
同樣地，在小酒館裡，即使主管告訴部屬：「今天我們有話直講無妨」，部屬仍會小心翼翼地說出讓主管以為是真心話的「場面話」。
酒後吐真言？酒後只會情緒化
即使主管與部屬彼此說出真心話，「喝酒應酬」這個方法還有一個問題，那就是我們必須思考，在酒酣耳熱的氣氛下所說的話，真的就是真心話嗎？
人們很喜歡說要「坦率直言」。但其實，我們通常根本不知道什麼是真心話。我們比自己所想像的，還要容易受到別人的意見所影響，而且感情用事。
假設有位主管對部屬說：「你滿意現在的工作嗎？告訴我你真正的想法。」
只有兩種類型的少數員工，能夠明確回答這個問題。一種類型是對工作很不滿意的員工，另一種類型是對工作很滿意的員工。換句話說，除了這兩種類型之外，幾乎所有的人都是在滿意和不滿意之間猶豫不決。這種猶豫的心境會依據被提問的情況，而出現不同的回答。
舉例來說，在聚餐喝酒的場合裡，身邊的同事一個個抱怨：「我不滿意現在的工作。」通常這時候，你可能會受到影響，不知不覺地抱怨「我也覺得現在的工作要求太嚴格」等等。
但是，你之所以會這樣抱怨，很可能只是因為你那天剛好因工作失誤，受到上司的指責，所以才在喝酒的場合，做出有點情緒化的發言。
其實，等你冷靜下來仔細思考之後，或許想法就會改變。你會想，要不是上司長久以來的嚴格指導，自己也不可能有今天的成長，所以應該要感謝上司才對。
過去，上司很喜歡對部屬說「讓我聽聽你真正的想法」，或是「說出真心話」等等。但是，真正的想法並非用說的就能夠讓對方理解。大家如果肯多花些心思， 去思考人的內心世界，就會了解這不是一件容易的事。
因此，企業界必須更深入了解人的內心世界，並且找出基於這種了解所建構的新溝通方式。
一個人的電子郵件，喚醒職場的「心」
在你的組織裡，會不會覺得，每個人都很拚命，但總是缺少一股溫暖？
和部屬每天見面，一起工作？會不會覺得自己和他們的距離越來越遠，感到孤單？
你是必須扛起領導責任的主管嗎？會不會覺得自己已用盡一切方法，努力與部屬溝通，但總是無法和他們心意相通？
如果你有這些感觸，我有一句話想告訴你：寫封與工作無關的信給部屬和同事，可以改變整個職場。
剛開始，你或許不相信這句話。但是，請相信我，只要將一種方法引進你工作的地方，職場的氣氛就會開始改變。一旦氣氛改變，同事之間便能心意相通。
這個方法我稱之為「每週訊息」（weekly message），就是請全體同事將每週日常生活中發生的小事，寫成一篇散文或隨筆，並在每週一早上，用電子郵件寄給其他所有的同事。這個方法已經在我工作的各個組織和公司行之有年。
例如，同事A傳來的信件，可能是他上個週末和家人開車去富士山遊玩的快樂回憶。而同事B的信件，可能是熱情地訴說自己喜愛的爵士樂和音樂家。同事C 是個狂熱的棒球迷，自豪地描述某個萬年墊底的球隊在今年表現傑出。個性嚴謹的同事D，殷切陳述他對近來的環境問題所抱持的憂慮。同事E像是智庫研究員，痛 批現今的日本政治。
有別於許多人自由述說和自身業務毫不相關的話題，同事F的信件卻是描述上週剛結束的專案，真摯地表達自己應該反省的地方。他一向都是如此，認真的態度令我欽佩。
交換每週訊息，得遵守三項原則
要實行「每週訊息」這個方法，首先必須利用公司的電子郵件系統，設置一個全體員工都能夠加入的「聯絡人清單」〈mailing list〉。接著，讓每個人使用這個清單，和全部的同事交換信件。基本上，就是這麼簡單。
然而，我希望大家能夠事先理解，每週訊息這個方法有三項守則：
第一，可以自由書寫個人的私事。
雖說每週訊息是職場中的信件交流，但不代表只能寫與工作相關的事。相反地，我更鼓勵大家多寫一些公司、工作以外的內容。事實上，在我的部門裡，大多數的同事都會敘述與職場無關的主題，例如自己的興趣或家庭等等。
第二，不可以毀謗、中傷或嘲笑其他同事。
或許有人認為這件事是理所當然的，但這件事也是非常重要的。其原因在於，每週訊息是一種「網路社群」〈internet community〉，這個社群聚集了每天會在公司或單位裡見面的人。如果同事互相毀謗、中傷、嘲笑，必定會使整個社群失去生命力。大家只要看看在網路上 那些可以自由發表言論的地方，例如線上論壇中發生的爭執，就可以了解這項守則的重要性。
第三，絕不能將互相交換的訊息寄給「每週訊息」群組以外的人。
如果是用電子郵件的形式，不可以將訊息轉寄給職場群組以外的成員；如果是用紙本的形式，不可以將影本拿給職場群組以外的人閱讀。其原因在於，傳送訊息的同事一旦產生顧慮：「這個訊息或許會被職場以外的人看到」，就不可能坦率說出自己的心情。
新的溝通方式 職場上也可以談心
我之所以建議各位讀者採用「每週訊息」這個方法，是因為我有預感，在職場上，它將會成為一種新的溝通方式。我認為每週訊息這種新方法，除了可以產生深層對話的效果，還能夠加深職場同事之間的互相了解。
而這個方法的出現，並不代表我們必須否定過去的面談、喝酒應酬等直接對話的意義，因為這些方法具有每週訊息無法取代的優點。但相反地，每週訊息也具有直接對話無法達到的細緻度。我們千萬不能疏忽這一點。
換句話說，「每週訊息」這個方法的特色，並非「意見交換」這種直接對話，而是藉由「交換散文風格的信件」，發揮深層對話的效果。正因為這是一種深層對話，所以當事人可以藉此交換非常細緻的訊息，這是人們在直接對話中無法達到的境界。
實行每週訊息的最主要用意在於，提供員工一個可以自由表現自我的平臺，讓員工自由揮灑自己想寫的東西，自由地對同事傾訴心聲。當同事都能夠互相表現 自我時，彼此之間自然會產生深層對話。而且，這種深層對話的方式能夠加深同事之間的溝通深度，是一種毫無勉強、很自然的方法，我認為這適用於各種職場。
只要運用「每週訊息」這個方法，第一天，職場的氣氛就會有所不同。持續三週，職場的氛圍將出現變化。持續三個月，職場文化也會開始改變。
但是，這種變化並非意味著，某個主管引進每週訊息，於是改變了職場的氣氛、風氣或文化，而是每位主管和同事所傳送的信件及其訊息，自然而然地改變了 職場。這是我九年的親身體驗，絕非誇大。如果你對每週訊息有興趣，我建議你一定要試試看。只要去做，你的職場一定也會發生改變。
書籍資料
書名：寫封與工作無關的信，給部屬：一個年輕主管創造升遷奇蹟的真實故事
作者：田坂廣志
譯者：鄭舜瓏
發行日期：2012年12月04日
出版社：大是文化
田坂廣志
1951年生。1974年畢業於東京大學工學院。
1981年取得東京大學工學博士，進入民間企業就職。1987年前往美國，在巴特爾紀念研究所擔任客座研究員，同時在太平洋西北國家實驗室進行客座研究。
1990年參與創立日本總合研究所。10年內，與702家企業共同設立及營運20個異業聯盟。曾任該研究所的創發戰略中心所長、董事及顧問。
1999年任職於新英格蘭複雜系統研究所。2000年擔任多摩大學研究所教授，同年創立全球化網路研究機構Sophia Bank，並擔任代表。2003年設立社會創業家論壇，擔任領導者。
2005年被美國的日本協會評選為US-Japan Innovators。2008年獲選為世界經濟論壇的The Global Agenda Council會員。2011年獲聘為日本國策顧問。
至今已出版超過五十本著作，並且在世界各國發表演講。
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